INFORMASJON FRA STYRET I TINNBO BORETTSLAG             1.mars 2017

Her kommer en liten informasjon fra styret til alle som eier en leilighet i Tinnbo borettslag.
I løpet av fjoråret skaffet vi oss et dataverktøy for å forenkle styrets arbeid. Verktøyet er utviklet i Norge og heter «lettstyrt».
Vi tok det med en gang i bruk for produksjon av styredokumenter, både til innkallinger og protokoller. Siden lettstyrt fungerer som et arkivsystem, sørger det for at alle styredokumenter ligger ett sted, tilgjengelig for alle som til enhver tid er i styret.
I tillegg har «lettstyrt» en del ekstra funksjonalitet, som vi har testet litt. En av disse mulighetene er å foreta en masseutsendelse av en likelydende epost eller SMS til mange eller til alle eiere av bolig i Tinnbo. Denne meldingen du nå leser er produsert i lettstyrt.
Vi har samlet opp de epost adresser og mobilnumre vi har funnet til dere som eier en leilighet i Tinnbo. Vi har ikke lyktes å finne epost eller mobilnr til absolutt alle eiere, men til de aller fleste.
Lettstyrt har en smart funksjon som gjør at alle vi kan tildele roller til alle eiere. Denne rollen kan deretter brukes for raskt og enkelt sende ut meldinger til utvalgte blant dere. Vi har valgt å lage grupper som «garasjeeier», «parkeringsplass», «tillitsvalgt» samt hvilket nr i Koboltvn du bor.
Formålet med det er at vi ved hjelp av lettstyrt systemet ved behov raskt kan sende tilpassede meldinger når noe skjer. For eksempel:
– Dersom vannet må stenges i nr 22 noen timer en dag pga reparasjon, kan vi lett sende informasjon på en epost eller SMS i forkant som går bare til dere som bor i nr 22 og ikke til alle andre som ikke har behov for å vite det.
– Dersom det har vært et stort snøfall og vi trenger å organisere måking av garasjetakene på en gitt dato og klokkeslett, kan vi sende en epost eller SMS til alle dere som eier garasje ved å sende meldingen til alle med rollen «garasjeeier». For dem som ikke eier en garasje er meldingen helt uinteressant, og de slipper å få den.
– Dersom vi vil informere den tillitsvalgte i hver blokk om noe viktig som skjer, kanskje invitere inn til et møte, kan vi på et øyeblikk sende beskjeden til alle det gjelder ved å adressere den til alle med rollen «tillitsvalgt».
En viktig ting skal alle merke seg: Vi anbefaler at dere ikke sender svar på en melding fra styret som dere har fått via lettstyrt. Svaret vil nemlig oppføre seg på samme måte som om dere i et vanlig epost system har valgt «Svar til alle» («reply all»).
Det vl si at alle som fikk den opprinnelige meldingen fra styret, vil se hva du har svart. Vi oppfordrer derfor sterkt til at man ikke svarer på en melding fra oss direkte i lettstyrt. Har du behov for å gi en tilbakemelding til styret, åpne da ditt vanlige epost system og send en epost til post.tinnbo@borettslag.net.
Siden det er bare kort tid til vi skal avvikle årets generalforsamling, kan vi fortelle at den endelige innkallingen med saksdokumenter vil gå ut fra oss ca 10. mars, og senest 13. mars.
Selve generalforsamlingen gjennomføres tirsdag 21. mars kl 18.
Merk at vi denne gang prøver oss i et nytt møtelokale: Vi har leid rom i den serbisk ortodokse kirken som ligger i Tinnheiveien 17, rett ved siden av taxisentralen til Agder taxi.
Vi håper mange av dere velger å komme.
Vennlig hilsen styret!